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Los fallos en la segregación de funciones le cuestan caros al ayuntamiento de Edmonton

 

El ex administrador municipal de Edmonton ha sido investigado recientemente por acumular casi 140 000 dólares en gastos de desplazamiento. Si bien viajar a menudo no es infrecuente en este tipo de puesto, lo interesante de este caso es que el sistema le permitía al administrador aprobar sus propios gastos prácticamente sin supervisión.

 

Aunque la política de gastos profesionales del ayuntamiento indica claramente que “ningún empleado tiene la autoridad de aprobar sus propios gastos de desplazamiento o profesionales”, el administrador municipal era el empleado de mayor rango de la organización y por lo tanto no había ningún otro empleado que pudiera aprobar sus gastos de desplazamiento. Además, aunque el ayuntamiento tiene un presupuesto para el administrador municipal y revisa sus actividades, sus informes de gastos no están sujetos a revisión. Es el mismo administrador municipal quien aprueba sus propios gastos.

 

A lo largo de 3 años y medio, el administrador municipal pasó 212 días trabajando fuera de Edmonton. Entre enero y septiembre de 2015, fecha en la que fue despedido, pasó el 24 % de su tiempo fuera de la ciudad y ya había gastado el presupuesto entero de 25 000 dólares que la oficina del administrador municipal había destinado para viajes ese año. Durante sus ausencias, varios asuntos empezaron a irse a la deriva, como la línea de metro ligero (notoria por los retrasos en los que ha incurrido), dos proyectos de puentes a gran escala y varios informes de auditoría preocupantes.

 

Para reducir las posibilidades de que el administrador municipal abuse de su cargo, el ayuntamiento debería haber impuesto medidas de segregación de funciones (SoD) más estrictas. La SoD es un control interno crítico que reduce la oportunidad de fraude y abuso mediante la distribución de tareas entre varios empleados. Un ejemplo de esto sería requerir que un cheque estuviera firmado por dos personas en lugar de por una. Edmonton ha empezado a mejorar su SoD y ha actualizado sus políticas tras las múltiples preguntas de la Canadian Broadcast Commission (CBC). A partir de ahora, los administradores municipales tendrán que divulgar públicamente todos sus gastos en internet para garantizar que se hacen responsables de ellos.

 

En el futuro, el ayuntamiento también podría beneficiarse de implementar una solución de supervisión de segregación de funciones, como la plataforma de supervisión de SoD de CaseWare Analytics. Nuestro enfoque integral de la supervisión de SoD les ofrece a las empresas una visión global de todas las aplicaciones, lo que se traduce en una mayor transparencia y la oportunidad de prevenir el fraude. Los controles de SoD se supervisan de manera automática para que cualquier violación del control se detecte inmediatamente y se notifique al empleado adecuado.