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Penas de prisión, candidatos a la alcaldía y organismos gubernamentales: tarjetas de compra y gastos de viajes y representación en las noticias

 

Todo tipo de organización, independientemente de su tamaño o número de empleados, debe supervisar sus gastos de tarjetas y viajes. Un solo empleado puede causar rápidamente miles de dólares en daños. A continuación mencionamos algunas noticias recientes que son un serio recordatorio de esta realidad.

 

Connecticut, Estados Unidos

 

Un médico que antes trabajaba en la Facultad de Medicina de la Universidad Johns Hopkins fue condenado a penas de prisión después de que se descubriera que había mentido sobre sus gastos de viaje para recibir cientos de miles de dólares utilizados para pagar sus vacaciones familiares, comidas y otros gastos que pagarían otros organismos distintos a la universidad. En uno de los casos, el médico defraudó a la universidad por un viaje familiar de 13 días a Europa al afirmar falsamente que los viajes se realizaron para participar en conferencias sobre su trabajo en Hopkins. Se le reembolsó tres veces por vuelos de ida y vuelta a una conferencia en Japón: el primer reembolso vino de Hopkins, luego se repitió procedente de una compañía francesa de ciencias biológicas y finalmente le reembolsó la Yale School of Medicine, donde había comenzado a trabajar antes de que se celebrara la conferencia.

 

El antiguo empleado ha sido condenado por cuatro delitos de fraude postal «consecuencia de un plan de varios años para obtener ilegalmente reembolsos de gastos de viaje de su anterior empleador», dijo la oficina de la Fiscalía de los Estados Unidos. Ha sido condenado a un año y un día en una cárcel federal por sus delitos, tres años de libertad vigilada y a devolver casi 600 000 dólares defraudados.

 

Luisiana, Estados Unidos

 

Una candidata a la alcaldía de la ciudad de Nueva Orleans, Luisiana sigue recibiendo un torrente de preguntas sobre su uso de la tarjeta del Ayuntamiento para compras de casi 9 000 dólares que luego fueron reembolsados, bien por ella o por su campaña. Después de examinar cientos de páginas de extractos de la tarjeta de crédito y los recibos, se descubrió que había infringido la política de tarjetas del Ayuntamiento al adquirir bebidas alcohólicas en al menos cinco ocasiones desde 2014, sin embargo, reembolsó el gasto dos meses más tarde.

 

Más preocupante, si cabe, es el uso de la tarjeta por parte de la candidata para suplementos (mejoras) de condiciones de viaje y alojamiento, gastos que no reembolsó hasta cinco años más tarde cuando empezó su carrera política hacia la alcaldía. También se descubrió que la candidata tenía gastos de 21 000 dólares sin explicar y cientos de recibos de compras sin justificar.

 

Tras las revelaciones, la candidata a la alcaldía ha respondido y ha pedido a la junta de ética de Luisiana que investigue al fiscal de distrito asignado al caso, quién ha apoyado públicamente a su oponente.

 

Sídney, Australia

 

Las investigaciones de una agencia de noticias en Australia muestran que los organismos gubernamentales están experimentando un alto grado de uso indebido y abuso de tarjetas de compra y que algunos departamentos están gastando más de 150 000 dólares en compras de carácter personal. Se descubrió que en muchos casos las tarjetas se usaban para realizar compras que infringían la política de tarjetas de la empresa, incluyendo viajes privados, cursos de contabilidad y facturas personales. En uno de los casos, despidieron a un empleado porque se descubrió que había gastado 9 000 dólares en compras inapropiadas. Aunque muchas de las compras eran válidas o se habían cargado a la tarjeta por error; por ejemplo, el empleado pagó el curso de contabilidad e inmediatamente se dio cuenta de que había utilizado la tarjeta incorrecta, se deben dedicar el tiempo y los recursos innecesarios para identificar cualquier compra ilegítima.

 

Noticias de este tipo nos recuerdan la importancia de usar herramientas avanzadas para supervisar de modo continuo transacciones de tarjetas y gastos de viajes y representación para detectar incumplimientos o anomalías. Obtenga más información sobre riesgos en los procedimientos de compra y cómo puede el análisis de datos mitigar estos riesgos. Descargue ahora mismo nuestro libro electrónico, «Cómo evitar el abuso, uso incorrecto y fraude en sus programas de tarjetas de compra y gastos de viajes y representación» (disponible solo en inglés).

 

Anu Sood es directora de producto y marketing corporativo de CaseWare Analytics, y es responsable de la estrategia de marketing global de la empresa. Antes de incorporarse a CaseWare Analytics, Anu desempeñó varias funciones en el sector de altas tecnologías y su experiencia abarca desde el desarrollo de software para conmutadores telefónicos, hasta el lanzamiento de un nuevo sistema de comunicación global vía satélite. Anu tiene abundante experiencia en marketing estratégico, comunicaciones corporativas, generación de demanda, gestión de producto y contenido, marketing de producto y desarrollo tecnológico.