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Washoe County

“CaseWare Monitor nos ayudó a identificar duplicados y a investigar las causas raíces, lo cual reveló la necesidad de ajustar un procedimiento de desembolso con control más robustos. Hemos aplicado este éxito a otros organismos del municipio para que revisen sus propios pagos duplicados. Cada organismo está participando en la lucha contra el fraude, el despilfarro y el abuso.”
Alison Gordon, Auditora interna de Washoe County

 

Desafíos

 

El condado de Washoe, que incluye Reno, Nevada y muchos kilómetros cuadrados de lejanas llanuras y bosque, sintió la reciente crisis económica más que otros condados de los Estados Unidos. Los ingresos procedentes de impuestos sobre la propiedad se vieron afectados por la crisis de las hipotecas y los ingresos procedentes del impuesto directo sobre la venta vinculados al alto índice de desempleo han sufrido un bajón combinado de aproximadamente el 15% desde 2007. El estado de Nevada planificó desviar 48,5 millones en fondos prometidos durante el mismo período. Además, el condado sufrió dos fraudes antes de 2010 que sumaron millones de dólares en pérdidas.

 

La dirección del condado de Washoe se vio forzada a actuar, incluyendo lo siguiente:

  • Recorte de 123 millones de dólares en gastos durante un plazo de cuatro años
  • Despido de 725 empleos (16% de la mano de obra) además de recortes salariales del 2,5% o más
  • Menos de 6 empleados a tiempo completo (FTEs, por sus siglas en inglés) por 1.000 habitantes [el promedio estadounidense es 10 FTEs por 1.000]

 

Las reducciones de personal afectaron al departamento de auditoría interna y Alison Gordon, contadora pública (CPA, CFE), se quedó sola con toda la responsabilidad de resolver cuestiones de alto riesgo tales como controles de gastos, segregación de deberes, continuidad de procedimientos empresariales existentes y prevención de fraude. El departamento de auditoría interna necesitaba una herramienta para eliminar errores en gastos a pesar de la reducciones de recursos en toda la organización.

 

Solución

 

Para superar estos desafíos, el condado implementó CaseWare Monitor en todas sus operaciones para centrarse en los gastos; el área principal de riesgo financiero, operativo y de daño potencial a su buena reputación. El objetivo inicial era detectar y resolver pagos duplicados.

 

La solución de CaseWare Monitor proporciona:

  • Lógica empresarial personalizada para identificar pagos duplicados en el entorno del condado de Washoe,
  • Scripts completamente automatizados y programados,
  • Amplia revisión de transacciones de pago durante un periodo renovable de 12 meses,
  • Informes de duplicados inmediatos para asignarlos a personas en departamentos específicos,
  • Seguimiento y vigilancia de respuestas y resoluciones puntuales y
  • Capacidad de refinar y modificar la lógica empresarial según se desee

 

Resultados

 

Gordon sabía que sin CaseWare Monitor la revisión continua de pagos no hubiera sido posible con el personal existente. La supervisión continua le proporcionó una especie de “empleado virtual” que se encarga de identificar anomalías y revisa el 100% de las transacciones. El “empleado virtual” identifica cuestiones de control y riesgo dentro de un área de auditoría específica y le permite responder de una manera puntual. Con CaseWare Monitor, Gordon puede aplicar sus destrezas y su trabajo a identificar puntos débiles en controles, buscar las causas, tendencias y riesgos, y recomendar una rectificación del control.

 

Resultados clave de la solución CaseWare Monitor:

  • El condado de Washoe está revisando pagos de una manera proactiva y encuentra de 20 a 25 anomalías cada mes.
  • La dirección recibe notificaciones rápidas y ha sido capaz de recuperar pagos por valor de miles de dólares desde principios de 2012.
  • La recopilación, almacenamiento y gestión de datos se combina en una única solución, lista para el análisis.
  • Según los análisis de causa raíz, los controles de procesos que necesitaban modificación han sido identificados y se están debatiendo las recomendaciones.
  • Otros departamentos están participando y recibiendo sus propios informes de excepciones para revisar.

 

El condado pronostica un modesto aumento del 1% en impuestos sobre las ventas en 2013, sin embargo los impuestos sobre la propiedad se prevé que bajen otros 2,5 millones de dólares el próximo año debido al decline del mercado de la vivienda en Nevada. Una de la razones por las que seleccionaron CaseWare Monitor es su flexibilidad para agregar más informes con facilidad. A medida que el condado de Washoe continua respondiendo a disminuciones predecibles, otras unidades de negocio pueden participar en el fortalecimiento de sus controles. La nueva lógica empresarial se ampliará a otras áreas de negocio y procesos que se supervisan para asegurar el uso apropiado de fondos limitados. El condado de Washoe está reuniendo los requisitos para excepciones en la próxima área de atención.